KSeF w Suma Solutions: Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu

PrzezRobert Stanosz

Szanowni Państwo,

Świat finansów i technologii nieustannie ewoluuje, a my w Suma Solutions dbamy o to, abyście zawsze byli o krok przed zmianami. Już 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Od tego dnia zmieniamy sposób, w jaki dokumentujemy naszą współpracę. Wszystkie faktury będą wystawiane za pośrednictwem rządowej platformy KSeF. Tradycyjne papiery i zwykłe pliki PDF odchodzą do lamusa – ich miejsce zajmie faktura ustrukturyzowana.

Co to oznacza w praktyce?

  • Format XML: Faktura staje się danymi w formacie .xml, a nie tylko obrazem dokumentu.
  • Unikalny Numer KSeF: Każdy dokument otrzyma automatycznie wygenerowany identyfikator od administracji skarbowej.
  • Centralne repozytorium: Wszystkie faktury będą bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat.
  • Wizualizacje z kodem QR: Choć oficjalnym dokumentem jest plik XML, dla Państwa wygody będziemy udostępniać wizualizacje faktur (czytelne PDF-y) opatrzone kodami QR, ułatwiającymi szybką weryfikację i płatność.
  • Dostarczanie: Klienci korzystający z naszych rozwiązań cyfrowych znajdą wizualizacje faktur w swoim Panelu zamówienia oraz otrzymają je drogą mailową.

FAQ – Wszystko, co musisz wiedzieć o KSeF

1. Czym dokładnie jest KSeF?

To ogólnopolski system teleinformatyczny zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową. Służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie cyfrowej. Dzięki niemu obieg dokumentów w biznesie staje się w pełni zautomatyzowany.

2. Kiedy muszę zacząć korzystać z KSeF?

Obowiązek jest wprowadzany etapami, zależnie od skali Państwa biznesu:

  • 01.02.2026 r. – duzi przedsiębiorcy (obrót w 2024 r. powyżej 200 mln zł).
  • 01.04.2026 r. – pozostali podatnicy VAT (w tym MŚP oraz jednoosobowe działalności gospodarcze).
  • 01.01.2027 r. – najmniejsze firmy (sprzedaż dokumentowana fakturami do 10 tys. zł miesięcznie).

Ważne: Niezależnie od tego, kiedy zaczną Państwo wystawiać faktury w KSeF, już od 1 lutego 2026 r. każda firma musi być gotowa na ich odbieranie od dostawców (takich jak Suma Solutions).

3. Jak będziemy wystawiać faktury?

W Suma Solutions stawiamy na automatyzację. Faktury będą generowane przez nasze systemy zintegrowane bezpośrednio z KSeF.

Wystawiane przez Suma Solutions faktury do systemu KSeF – powinny się ujawnić w tym systemie najpóźniej w godzinach 15:00 – 17:00 tego samego dnia.

Aby odebrać fakturę z systemu KSeF – mogą Państwo korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF) lub przez odpowiedną konfigurację własnego system księgowego.

4. Co z duplikatami i notami korygującymi?

  • Duplikaty: Przestają istnieć. Skoro faktura jest w centralnym repozytorium, zawsze można ją pobrać ponownie – nie da się jej zgubić ani zniszczyć.
  • Noty korygujące: Od 1 lutego 2026 r. noty korygujące zostają zlikwidowane dla faktur KSeF. Wszelkie błędy (nawet literówki) będą poprawiane wyłącznie poprzez faktury korygujące.

5. Co z dokumentami, które nie są fakturami?

Noty obciążeniowe, odsetkowe czy inne informacje handlowe będą dostarczane Państwu tak jak do tej pory – tradycyjną ścieżką komunikacji. KSeF obsługuje wyłącznie faktury i faktury korygujące.

6. Do czego służą kody QR na wizualizacjach?

Kod QR to „łącznik” między obrazem faktury a systemem KSeF. Po jego zeskanowaniu można szybko sprawdzić autentyczność dokumentu w bazie rządowej i pobrać jego oficjalną wersję XML.

Potrzebujesz wsparcia? Pełną bazę wiedzy znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl. Jeśli masz pytania dotyczące rozliczeń z Suma Solutions w nowym systemie, nasi konsultanci są do Twojej dyspozycji.

Suma Solutions – Sumujemy Twoje korzyści w cyfrowym świecie.

Podobne wpisy